بيانات مشتركة أم معزولة لكل مصنع في المجموعة: الأسئلة التي تحسم بنية البيانات

ثلاثة معانٍ لكلمة «معزول»

حين يقول مدير مصنع في المجموعة «لا نريد أن يرى المصنع الآخر زوارنا»، قد يقصد واحدًا من ثلاثة أشياء مختلفة. ولكل منها حل مختلف وكلفة مختلفة. لذلك اسأله أي واحد يقصد قبل أن تكتب المتطلب في طلب العرض.

1. عزل الاطلاع: لا يفتح مستخدم في مصنع سجلات مصنع آخر. هذا يُحل بالصلاحيات داخل نظام واحد. في هذا النظام تُمنح الصلاحية بالدور والموقع معًا، فلا يكفي أن يكون الدور متماثلًا ليرى المستخدم موقعًا لا يعمل فيه. ويمكن لمستخدم واحد أن يخدم أكثر من موقع بصلاحيات مختلفة في كلٍّ منها.
2. عزل التخزين: أن تُحفظ بيانات مصنع في بيئة مستقلة، لأن سياسة شركته أو عقد شريكه يشترط ذلك. هذا لا تحله الصلاحيات، ويحتاج نشرًا منفصلًا. وتذكر صفحة إدارة عدة مصانع أن النشر المستقل لشركة تابعة يمكن مناقشته ضمن نطاق المشروع، وأن له أثرًا على التكلفة والتشغيل.
3. عزل الملكية: أن يكون كل مصنع شركة مستقلة قانونيًا، فتكون بيانات زواره مسؤوليتها هي. هنا تصبح مشاركة أي بيانات شخصية بين المصانع سؤالًا لمسؤول حماية البيانات، لا لمورد النظام. المورد يوفر أدوات العزل والمشاركة، أما تحديد ما يجوز مشاركته فقرار المنشأة.

في الحالة التي تبدأ بها أغلب المجموعات، يكون الاعتراض من النوع الأول. فمدير المصنع لا يمانع أن تكون البيانات في قاعدة واحدة، بل يمانع أن يبحث حارس في مصنع آخر عن ضيوفه أو أن يقرأ مضيف في مصنع آخر سبب زياراتهم. وإن كان الأمر كذلك، فطلب نظام مستقل لكل مصنع يرفع التكلفة ويفقدكم الملف المشترك للمقاولين دون مقابل.

ثلاث بنى ممكنة للمجموعة

البنية المختلطة هي التي يصفها النظام لمجموعات المصانع: ملف واحد لشركة المقاولات عبر المواقع، وصلاحية دخول يمنحها كل موقع لنفسه، وعزل بيانات كل موقع بالصلاحية، وتقارير مجمعة بتعريفات موحّدة. لكن «مختلطة» لا تعني شيئًا حتى تحدد ما يقع على كل جانب من الحد. وهذا ما يفعله الجدول التالي.

جدول أنواع البيانات العشرة

سبعة أسئلة تحسم البنية

أجب عنها في اجتماع واحد يحضره مدير المجموعة وتقنية المعلومات ومسؤول حماية البيانات وممثل من كل مصنع. كل جواب يحرّك صفًا أو أكثر في الجدول.

1. هل المصانع كيان قانوني واحد أم شركات مستقلة؟ إن كانت شركات مستقلة، فاعرض الصفوف ١ و٣ و٨ على مسؤول حماية البيانات قبل اعتمادها مشتركة، واسأله هل يلزم إبلاغ الزائر والمقاول في إشعار الخصوصية بأن ملفه يُستخدم في أكثر من شركة.
2. هل يفرض عقد أو سياسة على أحد المصانع فصل التخزين؟ إن كان الجواب نعم، فالأمر ليس عزل صلاحيات. اطلب من المورد تقدير النشر المستقل لذلك المصنع وحده، واعرف ما تخسره: الملف المشترك والتقارير المجمعة.
3. ما الذي يحتاجه موقع عن زائر في موقع آخر ليتخذ قراره؟ في الغالب لا شيء سوى حالة الشركة ووثائقها. وإن وجد مصنع أنه يحتاج تاريخ زيارات الفرد في المصانع الأخرى، فاسأل لماذا. فهذا عادة سؤال عن الثقة بالمقاول، وجوابه في قرار الإيقاف لا في فتح السجلات.
4. هل يُبلَّغ إيقاف فرد في موقع إلى المواقع الأخرى؟ النظام لا ينقل الإيقاف تلقائيًا، وهذا مقصود. لذلك اكتب إجراء الإبلاغ: أي أسباب الإيقاف تُبلَّغ، ومن يبلّغ من، ومن يقرر في الموقع الآخر.
5. هل تحتاج الإدارة المركزية أسماء أم أعدادًا؟ إن كانت تحتاج الأسماء لحالات محددة كالتحقيق في واقعة، فاجعل ذلك صلاحية مسمّاة لشخص محدد، لا صلاحية عامة لدور الإدارة.
6. هل تختلف مدد الاحتفاظ بين المصانع؟ إن اختلفت سياسات الشركات التابعة، فاسأل المورد صراحة هل تُضبط سياسة الاحتفاظ لكل موقع أم للنظام كله. صفحات الموقع تذكر مدة لكل نوع بيانات تُحدد في بداية المشروع، ولا تذكر اختلافها بين المواقع.
7. ما احتمال أن يخرج مصنع من المجموعة أو ينضم إليها مصنع خلال مدة العقد؟ إن كان الاحتمال قائمًا، فاسأل المورد كيف تُصدَّر بيانات موقع واحد وحده، وما الذي يبقى مشتركًا معه، كملف مقاول يخدم المصنع الخارج ومصنعًا باقيًا.

إن جاءت أجوبة الأسئلة ١ و٢ و٦ بـ«لا»، فالبنية المختلطة داخل نظام واحد تكفيكم غالبًا. وإن جاء جواب السؤال ٢ بـ«نعم» لمصنع واحد، فالقرار عادة نظام واحد لبقية المصانع ونشر مستقل لذلك المصنع، لا نظام مستقل لكل مصنع.

ما تختبره في العرض التوضيحي

وصف العزل في العرض الفني لا يكفي. اطلب من المورد تجهيز مجموعة تجريبية بموقعين، ونفّذ أمام اللجنة هذه الحالات. وكل حالة يجب أن تنتهي بنتيجة تراها اللجنة على الشاشة:

هذه الحالات تخص البنية لا الإعداد اليومي. أما مصفوفة من يرى ماذا داخل الموقع الواحد، ومدد الاحتفاظ لكل نوع، فيعالجها مقال مصفوفة الاطلاع وجدول الاحتفاظ. ويبدأ هذا المقال من حيث ينتهي ذلك: من القرار الذي يسبق المصفوفة، أي حدود المشاركة بين المواقع أصلًا.

وإن قررتم نشرًا مستقلًا لأحد المصانع، فقرار مكان الاستضافة لذلك النشر سؤال آخر مستقل. صفحة الاستضافة وأمن البيانات تقارن الاستضافة داخل المملكة بالتشغيل داخل بيئة المنشأة. ومقال أسئلة الاستضافة داخل المملكة أم داخل المصنع يضع بنك الأسئلة الفنية لكل خيار.

مثال: ثلاثة مصانع وملف مقاولين واحد

أسئلة متكررة