اجعل نهاية عقد المقاول حدثًا مجدولًا لا مفاجأة: تاريخ النهاية يُسجَّل مسبقًا فتنتهي صلاحيات الزيارات المتكررة معه، ثم قائمة إغلاق قصيرة — لا زيارات مفتوحة، ولا صلاحيات أو بطاقات سارية لأي فرد، ومطابقة الأدوات والمواد والمعدات المستلمة، وإغلاق حساب الشركة، وتقرير ختامي للمشتريات، وبدء مدة احتفاظ المستندات.
والفرد الذي يغادر الشركة أثناء العقد يُوقف في اليوم نفسه، دون انتظار نهاية العقد ودون إيقاف زملائه.
الخروج من العقد يُنسى أكثر من الدخول إليه
دخول مقاول جديد يمر بمراحل واضحة: ملف، وأفراد، ووثائق، واعتماد. أما نهاية العقد فلا يلتفت إليها أحد عند البوابة: الأعمال انتهت، والفريق لم يعد يأتي، وتبقى صلاحياته في النظام، وبطاقاته في جيوب أفراده، وأدوات تركها في مستودع الموقع. وبعد أشهر يظهر أحدهم عند البوابة «لاستلام شيء» بصلاحية لم يلغها أحد.
ملف الشركة الموضح في صفحة زيارات المقاولين — الشركة والأفراد والزيارات في طبقات منفصلة — هو ما يجعل الإغلاق ممكنًا بدقة: تُغلق الطبقات الثلاث، كلٌ بخطواته.
قائمة الإغلاق بتوقيتها
نهاية عقد مقاول — من يفعل ماذا ومتى
التوقيت مقترح؛ المهم أن تبدأ القائمة قبل تاريخ النهاية لا بعده.
| التوقيت | البند | المالك |
|---|---|---|
| عند توقيع العقد | تسجيل تاريخ النهاية في ملف الشركة، وربط مدة الزيارات المتكررة به فلا تتجاوزه | مسؤول المقاولين |
| قبل النهاية بمدة كافية | إبلاغ الشركة بتاريخ آخر زيارة، وطلب قائمة ما تركته في الموقع من أدوات ومواد | مالك العقد |
| قبل النهاية بمدة كافية | تنسيق إخراج أي أصل يخص المصنع بإذن إخراج، إن كان مع الشركة ما يخص المنشأة | مالك العقد والجهة المخوّلة بالإخراج |
| آخر زيارة | مطابقة المقتنيات المسجلة عند الخروج، واسترجاع معدات الوقاية المستلمة من المنشأة أو تسجيل عدم استرجاعها | فريق البوابة |
| يوم النهاية | التحقق أن لا زيارات مفتوحة ولا مجدولة بعده، وإلغاء ما جُدول بسبب مسجّل | مسؤول المقاولين |
| يوم النهاية | إيقاف أفراد الشركة وسحب أي بطاقة تحكم بالدخول سُلمت لهم | الأمن |
| يوم النهاية | إغلاق حساب الشركة على رابطها | مسؤول النظام |
| بعد أسبوع | التقرير الختامي للشركة إلى المشتريات | مسؤول المقاولين |
| بعد أسبوع | بدء مدة احتفاظ المستندات بحسب جدول الاحتفاظ، ثم الحذف في موعده | مسؤول النظام |
بند «إيقاف الأفراد» يسبق بند «إغلاق الحساب»: إغلاق حساب الشركة يمنعها من تحديث فريقها، لكن الإيقاف هو ما يظهر لفريق البوابة «غير مسموح».
أما ما يبقى من المستندات بعد النهاية، فمدته وحذفه يحكمهما جدول الاحتفاظ — ويبدأ عدّاده من انتهاء العلاقة، لا من تاريخ رفع المستند.
مغادرة فرد أثناء العقد
أكثر حالات الإغلاق تكرارًا ليست نهاية العقد، بل فرد يترك الشركة المقاولة والعقد مستمر. «فرد ترك الشركة وما زال يدخل» من الحالات الست في صفحة المقاولين. القواعد:
- الشركة مسؤولة عن الإبلاغ في يوم المغادرة، ويُكتب ذلك في الخطاب والعقد.
- الإيقاف فوري ولا ينتظر نهاية صلاحية الزيارة المتكررة؛ ويستمر بقية الفريق دون انقطاع.
- البطاقة تُسحب إن كانت هناك بطاقة تحكم، في الخطوة نفسها لا لاحقًا.
- المقتنيات المسجلة باسمه تُطابق أو يُسجَّل عدم تطابقها بسبب.
- المراجعة الدورية لقوائم الفرق مع الشركات تكشف من لم يُبلَّغ عنه: أفراد بلا دخول لفترة طويلة يُسأل عنهم.
حين ينتقل الأفراد إلى شركة أخرى
عند تبديل مقاول بآخر، ينتقل بعض الفنيين كثيرًا مع العمل إلى الشركة الجديدة. هنا قاعدة واحدة: الفرد لا ينقل صلاحيته معه. يُغلق في ملف الشركة القديمة، ويُضاف من جديد في ملف الجديدة، ويمر بالمراجعة. ويمكن إعادة استخدام ما يخصه هو شخصيًا من وثائق سارية إن سمحت سياستكم، لكن ما يخص الشركة — أهليتها وعقدها ونطاق عملها — جديد بالكامل.
إن كانت الشركة المنتهي عقدها تُدخل مقاولين من الباطن، فهم جزء من قائمة الإغلاق. انتهاء عقد الشركة الأم لا يعني بالضرورة أن أحدًا أوقف من يعمل تحتها.
التقرير الختامي للشركة
تقارير المقاولين في صفحة التقارير — الزيارات والأفراد ومدد البقاء والمناطق وحالة المستندات وتكرار التمديد والتأخر — تصلح مدخلًا لتقييم الشركة. والتقرير الختامي عند نهاية العقد يجمعها في صفحة للمشتريات:
- عدد الزيارات والأفراد خلال العقد.
- حالات تجاوز المدة والتمديدات والاستثناءات، ومن أجازها.
- الوثائق التي انتهت قبل تجديدها، وكم أُعيد منها.
- حالات عدم تطابق المقتنيات، وما بقي منها مفتوحًا.
النظام يعرض ما سُجِّل فعليًا ولا يصدر حكم تقييم من عنده؛ الحكم للمشتريات ومالك العقد.
مثال: تبديل مقاول صيانة المرافق
عقد ينتهي وآخر يبدأ في الأسبوع نفسه
مثال توضيحيعقد صيانة المرافق مع شركة ينتهي آخر الشهر، وتبدأ شركة جديدة في الأسبوع الأول من الشهر التالي، وينتقل إليها فنيان من الشركة القديمة.
- قبل النهايةتاريخ النهاية مسجل منذ التوقيع، فتنتهي الصلاحية المتكررة للفريق آخر الشهر دون تدخل. يبلّغ مالك العقد الشركة بآخر زيارة ويطلب قائمة ما تركته.
- آخر زيارةتُطابق حقائب العدة وأجهزة القياس المسجلة. تبقى قطعة غيار مسجلة دون حالة، فيتبين أنها رُكّبت ولم يُغلق صنفها؛ يُغلق بقرار مسجّل.
- يوم النهايةيُوقف أفراد الشركة القديمة، ويُغلق حسابها، ولا تبقى زيارة مجدولة بعد التاريخ.
- الفنيان المنتقلانيُضافان عبر رابط الشركة الجديدة كأفراد جدد، ويمران بالمراجعة وتوعية المنطقة. لا يحمل أي منهما صلاحية من ملفه القديم.
- بعد أسبوعتستلم المشتريات تقريرًا ختاميًا بالشركة القديمة، ويبدأ عدّاد الاحتفاظ بمستنداتها.
أسئلة متكررة
لا فورًا. يُغلق الحساب ويُوقف الأفراد، ويبقى السجل للمراجعة بحسب جدول الاحتفاظ، ثم يُحذف ما يلزم حذفه في موعده. والزيارات السابقة تبقى بسجلها كما حدثت.
يُعاد تفعيل ملفها إن كان باقيًا، أو يُنشأ من جديد، وتُراجع وثائقها وأفرادها كأنها تبدأ. الصلاحية لا تعود بعودة العقد تلقائيًا.
الملف واحد والصلاحية لكل موقع مستقلة. انتهاء العقد في موقع لا يوقفه تلقائيًا في الآخر؛ كل موقع يغلق صلاحيته بقرار مسجّل، أو تُغلق كلها إن انتهى العقد مع المجموعة.
مسؤول المقاولين يملك تنفيذها، ومالك العقد يملك التواصل مع الشركة، والأمن يملك الإيقاف وسحب البطاقات. اكتب ذلك في الإجراء حتى لا يفترض كل طرف أن غيره فعل.